Plantilla de descripción del trabajo de recepcionista legal

Estamos buscando una recepcionista legal versátil para dirigir nuestro departamento de recepción. En este puesto, se le pedirá que dé la bienvenida a los visitantes y responda a las llamadas. Como recepcionista legal, sus funciones incluyen programar citas, manejar consultas y administrar el correo y las entregas. Es posible que también se le pida que ayude con la presentación.

Para garantizar el éxito como recepcionista legal, debe exhibir excelentes habilidades de comunicación y competencia en la administración general de la oficina. Los recepcionistas legales sobresalientes son profesionales pulidos que crean una primera impresión positiva.

Responsabilidades de la Recepcionista Legal:

• Recepción de clientes y visitantes a su llegada a la recepción.
• Contestar, filtrar y desviar llamadas telefónicas de manera profesional.
• Administrar el calendario
• Ayudar a los clientes y visitantes con la ubicación del personal legal.
• Programación y confirmación de citas.
• Observar la etiqueta de negocios y mantener una apariencia profesional.
• Dirigir el flujo de correo, faxes y entregas para que lleguen a los destinatarios previstos.
• Pedido y reposición de material de oficina.
• Ayudar con copias, escaneos, faxes, correos electrónicos, toma de notas y reservas de viajes.
• Preparar las instalaciones para reuniones y organizar refrigerios, si es necesario.

Requisitos legales de la recepcionista:

• Diploma de escuela secundaria o GED.
• Cualificación formal en administración de oficinas, trabajo de secretaría o formación relacionada.
• Titulación en estudios paralegales o similares preferiblemente.
• Será ventajosa la experiencia previa como recepcionista legal.
• Familiaridad con los términos legales, los documentos legales y la presentación.
• Excelentes habilidades de comunicación escrita y verbal.
• Amplia experiencia trabajando con procesadores de textos, hojas de cálculo, impresoras, fotocopiadoras, escáneres, faxes, y programación de citas y sistemas de desvío de llamadas.
• Habilidades interpersonales y de comunicación excepcionales.